Giao việc là một môn nghệ thuật. Tuy nhiên, nó cũng có thể là một thảm họa nếu như làm không tốt. Làm thế nào để tránh thảm họa này và trở thành một nhà quản trị công việc thành công. Bài viết này sẽ chia sẻ cho bạn những kinh nghiệm hữu ích được các nhà quản trị trong mỗi tổ chức đánh giá cao để giao việc hiệu quả hơn.

Hệ thống tất cả công việc 

Quên việc là tình trạng thường xuyên diễn ra tại văn phòng. Không ít tình huống sếp hỏi đến nhân viên mới ú ớ người ra, lục lọi trí nhớ và ngậm ngùi thừa nhận mình bỏ sót việc, chưa làm. Ngược lại, sếp đang có việc cần giao cho nhân viên làm nhưng vì chen ngang phải ký một số giấy tờ hay hàng tá công việc đang chờ mà cũng quên béng mất…

Từ thực tế đó, hệ thống toàn bộ công việc là kỹ năng đầu tiên trong công tác giao việc. Sếp, các nhà quản lý chỉ cần dành thời gian để thống kê toàn bộ các đầu mục công việc cần thực hiện. Tất cả các công việc được tập hợp sau đó mới phân chia nhỏ hơn cho từng phòng ban, từng nhân sự. Như vậy đảm bảo sẽ không còn tình trạng bỏ sót việc, quên việc.  Mọi kế hoạch, mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp đều được thực hiện đúng tiến độ và thuận lợi nhất.

Mô tả công việc càng chi tiết càng tốt

Hãy mô tả thật rõ ràng và chi tiết mỗi đầu mục công việc, từ nhân sự phụ trách, deadline, nội dung, các nhiệm vụ, tỷ lệ phần trăm đã hoàn thành, tỷ lệ phần trăm còn phải hoàn thành…

Đây chính là cách Sếp, quản lý truyền đạt lại yêu cầu công việc. Mức độ cụ thể, đầy đủ được đề cập sẽ tỷ lệ thuận với khả năng nắm bắt, tiếp nhận nhiệm vụ của nhân viên và cuối cùng là mức độ hoàn thành và chất lượng công việc.

Linh động giao việc việc cho cá nhân và nhóm

Ai sẽ làm việc này? Và ai là người phù hợp làm việc này? Đây là những câu hỏi mà CEO cần đặt ra trước khi giao việc cho nhân sự nào đó. Có một số cơ sở để sếp ra quyết định chẳng hạn để giải quyết công việc này cần tới kỹ năng nào, ai là người có khả năng làm tốt nếu phụ trách, điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân sự…

Đôi khi, sếp có thể giao công việc cho nhân sự có khả năng trái ngược. Với mục đích khuyến khích nhân sự phát triển thêm nhiều kỹ năng năng, thích nghi với nhiều vị trí và công việc khác nhau. Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào cách thức và phương hướng lãnh đạo của mỗi CEO.

Đánh giá công việc qua từng đơn vị thời gian

Sau khi thực hiện xong bước phân chia công việc và để cho từng nhân sự thực hiện. Sếp hãy nhớ thường xuyên theo dõi tiến độ công việc theo từng đơn vị thời gian nhất định và có sự đánh giá. Việc làm này rất quan trọng. Lãnh đạo sẽ có cái nhìn tổng quát nhất về tiến độ, chất lượng công việc, nhân viên có đang làm đúng yêu cầu và đi đúng hướng hay không.

Những đánh giá này sẽ làm cơ sở để lãnh đạo đốc thúc công việc hoàn thành đúng tiến độ,  phát hiện các điểm “tắc nghẽn” để hỗ trợ kịp thời.

Dành thời gian nghỉ ngơi và thư giãn phù hợp

Quản lý tốt không hẳn là sếp chỉ cho phép bản thân được đắm mình vào công mình. Đặc biệt, lãnh đạo cũng cần nhớ hãy tham gia và hỗ trợ khi cần thiết. Nhắc nhở công việc cũng là một kỹ năng cần trau dồi.  Nhân viên thực sự không thoải mái khi sếp liên tục can thiệp. Thậm chí còn có cảm giác sếp không tin tưởng mình.

Lời khuyên đó là sếp hãy theo dõi công việc từ xa và tự cho mình thời gian rảnh. Chủ động lập kế hoạch nghỉ ngơi và thư giãn dựa trên thời gian và tình trạng sức khỏe. Áp lực công việc giảm đi và khi trở lại công việc sẽ tràn đầy năng lượng hơn.

5 kinh nghiệm quản lý công việc hy vọng là thông tin hữu ích đối với các nhà quản lý. Tham khảo và ứng dụng ngay giải pháp quản trị công việc thông minh của Bizmax giúp tăng hiệu suất và hiệu quả làm việc tới 30%.

Số điện thoại tư vấn và hỗ trợ: 0888.560.001